iPad
Förtroendevalda i Tranemo kommun får låna en ipad som tekniskt hjälpmedel för att läsa handlingar via lexmeeting, åtkomst till epost-kontot som kommunen tillhandahåller samt deltar på digitala sammanträden m.m. Det är viktigt att den förtroendevalda tar hand om ipaden och följer de regler kommunen har för användande av iPad;
Följande regler gäller:
- Det är förbjudet att använda iPad för att ta del av rasistiskt eller pornografiskt material. Även sådant material som är uppenbart diskriminerande eller har anknytning till kriminell verksamhet är förbjudet.
- Ipaden ska endast användas av den person som undertecknat avtalet.
- Vistas man i någon av kommunens verksamheter ska läsplattan vara uppkopplad på wifi-nätverket SAMKOM. Abonnemanget innefattar 3 Gb surf per månad. Används mer surf bekostas detta av den förtroendevalda.
- Eventuell surf utomlands bekostas av den förtroendevalde.
- Kommunens nätverk är anslutet till Internet via brandväggar som reglerar in- och utgående trafik. I brandväggarna sker också en registrering av vilka sidor som besöks. Den som använder iPad i uppdraget för Tranemo kommun förväntas agera med gott omdöme.
- Var aktsam om utrustningen och följ de skötselanvisningar som följer med. Vid eventuell skada eller förlust ska detta anmälas omedelbart till kanslifunktionen. Vid eventuell skada och förlust utgår en självrisk på 1000 kr.
- Möjligheten att köpa ut begagnad utrustning kan bli föremål för förmånsbeskattning och därmed inte möjligt. Detta finns reglerat i IT-enhetens ramavtal.
- Vid upphörande av förtroendeuppdrag ska ipad med tillhörande utrustning återlämnas till Tranemo kommun, kanslifunktionen. Återlämnas inte ipad inom 1 månad faktureras undertecknad på bokfört restvärde av utrustningen till en summa på minimum 3000kronor.
- Vid godkännande av avtal medger den undertecknade att förvaltningen får bevara inloggningsuppgifter. Förvaltningen kommer hålla all information samlad/inlåst i arkiv och konfidentiell och förvarar den endast för att kunna hjälpa i det fall någon av uppgifterna förkommer eller glöms av så att du inte kan använda din iPad.
- Enheten byts ut vart tredje år om behov finns.
För att hålla sin surfplatta uppdaterad är det bra om den är uppkopplad till Wi-Fi och under laddning över natt regelbundet.
Support
Upplever du problem med din ipad, ta kontakt med IT-supporten i god tid innan ditt nästa sammanträde.
IT-supporten 0325-57 61 00.
Trådlöst nätverk
När du som förtroendevald vistas i någon av kommunens fastigheter kan du koppla upp dig kommunens trådlösa nätverk/wifi.
Wifi-kontot heter ”samkom”.
För att koppla upp dig;
1. Gå in på applikationen inställningar.
2. Klicka på ”wi-fi”.
3. Välj nätverket ”samkom”.
4. Fyll i ditt användarnamn och lösenord till ditt samkom-konto. (Detta finns på handlingar du fick vid uthämtandet av ipaden).
E-post
Förvaltningen tillhandahåller ett epost-konto till alla som har förtroendeuppdrag. Detta är via denna förvaltningen kommer kontakta dig på.
Det är viktigt att du kontinuerligt läser din epost för ta del av den informationen du behöver i ditt förtroendeuppdrag.
Epost-kontot finns inlagt på din ipad när du hämtar ut den.
Allmän handling
Tänk på att allmänheten har rätt att begära ut och ta del av kommunens e-postkonton.
E-postmeddelanden som kommer in till och skickas från något av kommunen e-postkonton kan vara allmänna handlingar. Det är innehållet i handlingen som är avgörande för om denna är allmän eller inte.
Om Tranemo kommun får en begäran om att ta del av en allmän handling ska den begäran alltid hanteras så fort som möjligt. Om ett e-postmeddelande betraktas som en allmän handling som inte omfattas av sekretess ska det lämnas ut till den som begär att få ta del av det. E-postmeddelandet ska då enligt lag lämnas ut skyndsamt.
Privata e-postmeddelanden är som huvudregel inte att betrakta som allmänna handlingar. Om ett e-postmeddelande däremot innehåller information som hör till kommunens verksamheter blir e-postmeddelandet en allmän handling även om det också innehåller privat information. Undvik därför att blanda privat information och information om verksamheten i ett och samma meddelande.
Support
Har du glömt ditt lösenord till ditt epost-konto, kontakta IT-supporten 0325-57 61 00.
Lexmeeting
I din iPad finns en applikation som heter lexmeeting där du kan läsa handlingar som skickats ut digitalt.
Från 10 dagar till en vecka innan sammanträdet publiceras handlingar i lexmeeting. När nya handlingar skickas ut i lexmeeting får du information om detta via mejl.
Instruktioner till LexMeeting
Teams
I din iPad har du applikationen Microsoft Teams.
Microsoft Teams är en kommunikationsplattform som vi framförallt använder vid digitala sammanträden.
Instruktioner till Teams – ansluta till möte
Distansmöten
Det är viktigt att följa våra förhållningsregler för att distansmötet ska ske på bästa möjliga sätt.
Förhållningsreglerna:
- Ha din kamera påslagen under hela sammanträdet.
- Ha mikrofonen av när du inte har ordet.
- Vill du ha ordet begär du det genom att skriva ditt förnamn i chattfunktionen uppe till höger i din iPad.
- När du tilldelas ordet, slå på mikrofonen för att prata. När du pratat klart, slå av mikrofonen
- Prata inte rakt ut på sammanträdet
Om du får problem med din teknik under mötet ska du kontakta någon av kommunens processekreterare.
Växla mellan användarkonton i Teams
Om du som förtroendevald i kommunen samtidigt också kanske är anställd i kommunen, har har förtroendeuppdrag i region, eller har ett privat Microsoft-konto, kan du ha behov av att kunna växla mellan dessa på ett smidigt sätt.
Det ser lite olika ut beroende på om du loggar in via en dator, din mobil, läsplatta och om du använder exempelvis Teams-appen eller om du loggar in via webbgränssnittet.
Grunden är att du alltid ska gå till ikonen med din profilbild. (Har du inte lagt in en profilbild, så ser du en ring med dina initialer).
Informationssäkerhet
Informationssäkerhet
Hur du som förtroendevald ska hantera information, iPad och e-post.
Inloggning och lösenord
Dina lösenord är strängt personliga och ska hanteras därefter. Du själv kan bli misstänkt om någon använder din behörighet för olämpliga ändamål. Du ska därför:
- Aldrig avslöja eller ”låna ut” ditt lösenord
- Skydda lösenordet väl, inte skriva ner det på papper eller spara på plats där andra kan komma åt det,
- Omedelbart byta lösenord om du misstänker att någon kan känna till det,
- Aldrig använda samma lösenord för flera system.
Lösenord blir generellt sett starkare – svårare att gissa – ju längre det är.
Regler för hantering av sekretessbelagd information
I din roll som förtroendevald kan du få information som är sekretessbelagd enligt Offentlighets- och sekretesslagen. Det kan t.ex. röra sig om känslig information om invånare, information om sårbarheter i samhällsviktig verksamhet eller information om kommunens medverkan i totalförsvaret. Sådan information får inte föras vidare till någon som inte hanterar ärendet ifråga.
Informationen kan lämnas i pappersform, muntligen eller digitalt.
Pappershandlingar ska hanteras med stor varsamhet. När du får del av sådana är viktigt att du säkerställer att ingen obehörig kan läsa handlingarna. Det inkluderar att inte lägga ifrån dig handlingarna obevakade annat än i det egna hemmet. När du förvarar dem hemma ska du skydda dem från att läsas av andra personer, inklusive anhöriga.
Om du misstänker att information kan ha spritts till obehöriga måste en incidentrapport snabbt göras. Kontakta processtöd eller kommunens informationssäkerhetssamordnare för att göra det.
Regler för hantering av iPad
Under ditt förtroendeuppdrag får du låna en iPad. För att din användning ska bli smidig och säker finns regler för hur enheten ska hanteras.
Reglerna nedan är en grundnivå för hantering av iPad. Utöver dessa, använd sunt förnuft för att förhindra att den skadas eller förloras.
Lås iPad
Lås enheten när du inte har den under uppsikt. Det görs genom att trycka på övre knappen på iPaden.
Undvik stöld
Minimera risk att utrustningen stjäls. Förvara alltid enheten på en säker plats.
Ansluta till wi-fi
Om du behöver ansluta till andra nätverk än det du har i hemmet eller kommunens ska du, så långt det är praktiskt möjligt, försäkra dig om att nätverket är säkert. Det är exempelvis tillåtet att ansluta sig till tågbolagets nätverk, att ansluta sig till nätverk på konferensanläggningar och hotell så länge du säkerställer att det verkligen är deras nätverk du ansluter till. Det är däremot inte tillåtet att ansluta sig till okända nätverk.
Insyn
Se till att ingen obehörig kan se skärmen om du behandlar känslig information.
Att (inte) låna ut iPad
Enheten är tänkt att användas av dig. Det är inte tillåtet för anhöriga, vänner eller någon annan att använda den.
Om något går snett
Om du får problem med din iPad eller om den försvinner ska du kontakta IT-support.
Om du har frågor kring informationssäkerhet – kontakta informationssäkerhetssamordnare.
Regler för hantering av e-post
Det finns några grundläggande saker att tänka på för att hantera e-posten på ett säkert sätt.
Kontrollera regelbundet e-postlådan
Som förtroendevald har du en e-postadress kopplad till din kommun. Kommunens personal använder e-posten som det huvudsakliga sättet att kommunicera med dig. Många andra kan också försöka nå dig via e-post och förväntar sig att du läser den.
Därför är det viktigt att du regelbundet kontrollerar e-postlådan.
Hantering av länkar och bilagor
Klicka inte på okända länkar och öppna inte okända bilagor som kommer via mail. Ring IT-support vid osäkerhet.
Skicka inte känslig information via e-post
Information som är sekretessbelagd eller utgör känsliga personuppgifter får inte skickas via e-post. Sekretessbelagd information är exempelvis sådant som gäller individärenden inom socialnämndens område, personärenden inom överförmyndarens områden eller anbud.
Känsliga personuppgifter är exempelvis sådant som rör en individs hälsa, en individs fackliga, politiska eller religiösa åsikt eller en individs ras. Som förtroendevald eller på annat sätt aktiv politiker där man frivilligt avslöjat sin politiska åsikt finns så klart inget förbud mot att kommunicera det i e-post.
Vid frågor kontakta
Peder Danesved
Informationssäkerhetssamordnare
peder.danesved@tranemo.se
0325-576037
Förtroendevalda i Tranemo kommun får låna en ipad som tekniskt hjälpmedel för att läsa handlingar via lexmeeting, åtkomst till epost-kontot som kommunen tillhandahåller samt deltar på digitala sammanträden m.m. Det är viktigt att den förtroendevalda tar hand om ipaden och följer de regler kommunen har för användande av iPad;
Följande regler gäller:
- Det är förbjudet att använda iPad för att ta del av rasistiskt eller pornografiskt material. Även sådant material som är uppenbart diskriminerande eller har anknytning till kriminell verksamhet är förbjudet.
- Ipaden ska endast användas av den person som undertecknat avtalet.
- Vistas man i någon av kommunens verksamheter ska läsplattan vara uppkopplad på wifi-nätverket SAMKOM. Abonnemanget innefattar 3 Gb surf per månad. Används mer surf bekostas detta av den förtroendevalda.
- Eventuell surf utomlands bekostas av den förtroendevalde.
- Kommunens nätverk är anslutet till Internet via brandväggar som reglerar in- och utgående trafik. I brandväggarna sker också en registrering av vilka sidor som besöks. Den som använder iPad i uppdraget för Tranemo kommun förväntas agera med gott omdöme.
- Var aktsam om utrustningen och följ de skötselanvisningar som följer med. Vid eventuell skada eller förlust ska detta anmälas omedelbart till kanslifunktionen. Vid eventuell skada och förlust utgår en självrisk på 1000 kr.
- Möjligheten att köpa ut begagnad utrustning kan bli föremål för förmånsbeskattning och därmed inte möjligt. Detta finns reglerat i IT-enhetens ramavtal.
- Vid upphörande av förtroendeuppdrag ska ipad med tillhörande utrustning återlämnas till Tranemo kommun, kanslifunktionen. Återlämnas inte ipad inom 1 månad faktureras undertecknad på bokfört restvärde av utrustningen till en summa på minimum 3000kronor.
- Vid godkännande av avtal medger den undertecknade att förvaltningen får bevara inloggningsuppgifter. Förvaltningen kommer hålla all information samlad/inlåst i arkiv och konfidentiell och förvarar den endast för att kunna hjälpa i det fall någon av uppgifterna förkommer eller glöms av så att du inte kan använda din iPad.
- Enheten byts ut vart tredje år om behov finns.
För att hålla sin surfplatta uppdaterad är det bra om den är uppkopplad till Wi-Fi och under laddning över natt regelbundet.
Support
Upplever du problem med din ipad, ta kontakt med IT-supporten i god tid innan ditt nästa sammanträde.
IT-supporten 0325-57 61 00.
När du som förtroendevald vistas i någon av kommunens fastigheter kan du koppla upp dig kommunens trådlösa nätverk/wifi.
Wifi-kontot heter ”samkom”.
För att koppla upp dig;
1. Gå in på applikationen inställningar.
2. Klicka på ”wi-fi”.
3. Välj nätverket ”samkom”.
4. Fyll i ditt användarnamn och lösenord till ditt samkom-konto. (Detta finns på handlingar du fick vid uthämtandet av ipaden).
Förvaltningen tillhandahåller ett epost-konto till alla som har förtroendeuppdrag. Detta är via denna förvaltningen kommer kontakta dig på.
Det är viktigt att du kontinuerligt läser din epost för ta del av den informationen du behöver i ditt förtroendeuppdrag.
Epost-kontot finns inlagt på din ipad när du hämtar ut den.
Allmän handling
Tänk på att allmänheten har rätt att begära ut och ta del av kommunens e-postkonton.
E-postmeddelanden som kommer in till och skickas från något av kommunen e-postkonton kan vara allmänna handlingar. Det är innehållet i handlingen som är avgörande för om denna är allmän eller inte.
Om Tranemo kommun får en begäran om att ta del av en allmän handling ska den begäran alltid hanteras så fort som möjligt. Om ett e-postmeddelande betraktas som en allmän handling som inte omfattas av sekretess ska det lämnas ut till den som begär att få ta del av det. E-postmeddelandet ska då enligt lag lämnas ut skyndsamt.
Privata e-postmeddelanden är som huvudregel inte att betrakta som allmänna handlingar. Om ett e-postmeddelande däremot innehåller information som hör till kommunens verksamheter blir e-postmeddelandet en allmän handling även om det också innehåller privat information. Undvik därför att blanda privat information och information om verksamheten i ett och samma meddelande.
Support
Har du glömt ditt lösenord till ditt epost-konto, kontakta IT-supporten 0325-57 61 00.
I din iPad finns en applikation som heter lexmeeting där du kan läsa handlingar som skickats ut digitalt.
Från 10 dagar till en vecka innan sammanträdet publiceras handlingar i lexmeeting. När nya handlingar skickas ut i lexmeeting får du information om detta via mejl.
Instruktioner till LexMeeting
I din iPad har du applikationen Microsoft Teams.
Microsoft Teams är en kommunikationsplattform som vi framförallt använder vid digitala sammanträden.
Instruktioner till Teams – ansluta till möte
Distansmöten
Det är viktigt att följa våra förhållningsregler för att distansmötet ska ske på bästa möjliga sätt.
Förhållningsreglerna:
- Ha din kamera påslagen under hela sammanträdet.
- Ha mikrofonen av när du inte har ordet.
- Vill du ha ordet begär du det genom att skriva ditt förnamn i chattfunktionen uppe till höger i din iPad.
- När du tilldelas ordet, slå på mikrofonen för att prata. När du pratat klart, slå av mikrofonen
- Prata inte rakt ut på sammanträdet
Om du får problem med din teknik under mötet ska du kontakta någon av kommunens processekreterare.
Växla mellan användarkonton i Teams
Om du som förtroendevald i kommunen samtidigt också kanske är anställd i kommunen, har har förtroendeuppdrag i region, eller har ett privat Microsoft-konto, kan du ha behov av att kunna växla mellan dessa på ett smidigt sätt.
Det ser lite olika ut beroende på om du loggar in via en dator, din mobil, läsplatta och om du använder exempelvis Teams-appen eller om du loggar in via webbgränssnittet.
Grunden är att du alltid ska gå till ikonen med din profilbild. (Har du inte lagt in en profilbild, så ser du en ring med dina initialer).
Informationssäkerhet
Hur du som förtroendevald ska hantera information, iPad och e-post.
Inloggning och lösenord
Dina lösenord är strängt personliga och ska hanteras därefter. Du själv kan bli misstänkt om någon använder din behörighet för olämpliga ändamål. Du ska därför:
- Aldrig avslöja eller ”låna ut” ditt lösenord
- Skydda lösenordet väl, inte skriva ner det på papper eller spara på plats där andra kan komma åt det,
- Omedelbart byta lösenord om du misstänker att någon kan känna till det,
- Aldrig använda samma lösenord för flera system.
Lösenord blir generellt sett starkare – svårare att gissa – ju längre det är.
Regler för hantering av sekretessbelagd information
I din roll som förtroendevald kan du få information som är sekretessbelagd enligt Offentlighets- och sekretesslagen. Det kan t.ex. röra sig om känslig information om invånare, information om sårbarheter i samhällsviktig verksamhet eller information om kommunens medverkan i totalförsvaret. Sådan information får inte föras vidare till någon som inte hanterar ärendet ifråga.
Informationen kan lämnas i pappersform, muntligen eller digitalt.
Pappershandlingar ska hanteras med stor varsamhet. När du får del av sådana är viktigt att du säkerställer att ingen obehörig kan läsa handlingarna. Det inkluderar att inte lägga ifrån dig handlingarna obevakade annat än i det egna hemmet. När du förvarar dem hemma ska du skydda dem från att läsas av andra personer, inklusive anhöriga.
Om du misstänker att information kan ha spritts till obehöriga måste en incidentrapport snabbt göras. Kontakta processtöd eller kommunens informationssäkerhetssamordnare för att göra det.
Regler för hantering av iPad
Under ditt förtroendeuppdrag får du låna en iPad. För att din användning ska bli smidig och säker finns regler för hur enheten ska hanteras.
Reglerna nedan är en grundnivå för hantering av iPad. Utöver dessa, använd sunt förnuft för att förhindra att den skadas eller förloras.
Lås iPad
Lås enheten när du inte har den under uppsikt. Det görs genom att trycka på övre knappen på iPaden.
Undvik stöld
Minimera risk att utrustningen stjäls. Förvara alltid enheten på en säker plats.
Ansluta till wi-fi
Om du behöver ansluta till andra nätverk än det du har i hemmet eller kommunens ska du, så långt det är praktiskt möjligt, försäkra dig om att nätverket är säkert. Det är exempelvis tillåtet att ansluta sig till tågbolagets nätverk, att ansluta sig till nätverk på konferensanläggningar och hotell så länge du säkerställer att det verkligen är deras nätverk du ansluter till. Det är däremot inte tillåtet att ansluta sig till okända nätverk.
Insyn
Se till att ingen obehörig kan se skärmen om du behandlar känslig information.
Att (inte) låna ut iPad
Enheten är tänkt att användas av dig. Det är inte tillåtet för anhöriga, vänner eller någon annan att använda den.
Om något går snett
Om du får problem med din iPad eller om den försvinner ska du kontakta IT-support.
Om du har frågor kring informationssäkerhet – kontakta informationssäkerhetssamordnare.
Regler för hantering av e-post
Det finns några grundläggande saker att tänka på för att hantera e-posten på ett säkert sätt.
Kontrollera regelbundet e-postlådan
Som förtroendevald har du en e-postadress kopplad till din kommun. Kommunens personal använder e-posten som det huvudsakliga sättet att kommunicera med dig. Många andra kan också försöka nå dig via e-post och förväntar sig att du läser den.
Därför är det viktigt att du regelbundet kontrollerar e-postlådan.
Hantering av länkar och bilagor
Klicka inte på okända länkar och öppna inte okända bilagor som kommer via mail. Ring IT-support vid osäkerhet.
Skicka inte känslig information via e-post
Information som är sekretessbelagd eller utgör känsliga personuppgifter får inte skickas via e-post. Sekretessbelagd information är exempelvis sådant som gäller individärenden inom socialnämndens område, personärenden inom överförmyndarens områden eller anbud.
Känsliga personuppgifter är exempelvis sådant som rör en individs hälsa, en individs fackliga, politiska eller religiösa åsikt eller en individs ras. Som förtroendevald eller på annat sätt aktiv politiker där man frivilligt avslöjat sin politiska åsikt finns så klart inget förbud mot att kommunicera det i e-post.
Vid frågor kontakta
Peder Danesved
Informationssäkerhetssamordnare
peder.danesved@tranemo.se
0325-576037
