Alla upphandlingar följer likvärdig process:
1. Det finns ett behov av varor eller tjänster:
Då kommunens verksamheter ser ett behov av en specifik vara eller tjänst, påbörjas planering för en offentlig upphandling. Om flera verksamheter i kommunen har liknande behov genomförs en verksamhetsövergripande upphandling. Det som ska upphandlas och vilka krav som verksamheten ställer på leverantören tillsammans med en beskrivning av hur utvärderingen av anbuden kommer att gå till och vilka andra villkor som kommer att gälla utgör underlaget för upphandlingen.
2. Annonsering och anbudsgivning:
Förutom i direktupphandlingar där kommunen kan välja att annonsera eller skicka förfråga till ett visst antal leverantörer, annonseras all offentlig upphandling. Annonseringsperioden varierar beroende på upphandlingens värde och komplexitet. Vanligtvis annonseras en upphandling i 31–52 dagar. Först efter att annonseringstiden gått ut kan kommunen läsa de anbud som kommit in.
3. Prövning av anbud som kommit in:
Ett anbud som kommer in för sent får inte tas upp till prövning, även om förseningen har orsakats av någon annan än avsändaren eller anbudslämnaren.
Ett anbud som inte är komplett eller har missats att fylla i/bifoga dokument, riskerar att uteslutas. Kompletteringsmöjligheter efter att anbudstiden har gått ut, är mycket begränsad.
Uteslutningsgrunder
Anbudsgivare som har gjort sig skyldiga till vissa brott ska uteslutas ur upphandlingar.
Kvalificeringskrav
Kommunen dubbelkollar så att företagen bakom inkomna anbud klarar kvalificeringskraven. Det säkerställs att företaget har den kapacitet och resurser som krävs för att utföra det uppdrag som upphandlas. Lämpligheten gäller både företagets ekonomiska ställning samt vilken teknisk och yrkesmässig kapacitet företaget har.
4. Anbudet utvärderas:
Kontraktet tilldelas det företag som bäst uppfyller den utvärderingsgrund som presenterats i upphandlingsdokumentet. Antingen antas det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån kriterierna – eller det anbud som har lägst pris.
Tilldelning av kontrakt & avtalsspärr
När kommunen har fattat ett beslut om vilket anbud som ska antas, meddelas alla leverantörer som lämnat anbud skriftligen och om skälet för beslutet.
Därefter inträder en avtalsspärr, ett förbud mot att ingå avtal under viss tid, vanligtvis 10 dagar. Detta är en tidsgräns för övriga leverantörer att överpröva beslutet om de anser att kommunen har gjort en felaktig bedömning.
5. Kontraktsskrivning:
När avtalsspärren passerat, och om ingen överprövning har skett, kan kommunen teckna avtal med antagen/antagna leverantör(er).
