Väldigt förenklat kan en handling beskrivas som allt vi producerar eller tar emot. En handling kan exempelvis vara brev som skickats per post, epostmeddelande, sms, telefonsamtal, video- eller ljudfil, pdf eller annat digitalt dokument, film, fotografi eller karta.

Allmän handling

Lagen säger att en handling är allmän om den ”förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet.”

Inkommen handling

En handling är inkommen när den har anlänt till myndigheten eller när den har ”kommit behörig person tillhanda”.

Handlingar som skickas inom den egna myndigheten ska normalt sett inte anses inkomna, och de behöver därför inte diarieföras. Vissa av dessa rensas bort vid ärendets arkivering, allt annat blir sedan en offentlig handling.

Upprättad handling

En upprättad allmän handling måste ha färdigställts vid myndigheten.

Det finns tre slag av upprättade handlingar:

• Med handlingar som har expedierats menas skrivelser, som har skickats iväg till en mottagare utanför myndigheten. Myndighetens arkivkopia blir då allmän handling.
• Handlingar som inte har expedierats men som tillhör ett visst ärende blir allmän först när ärendet har slutbehandlats.
• Handlingar som varken har expedierats eller hör till ett visst ärende blir allmänna när de har justerats eller färdigställts på något annat sätt t.ex. PM, protokoll, rapporter och minnesanteckningar.